Benefícios da impressora multifuncional no escritório
Os benefícios da impressora multifuncional no escritório | Uma impressora multifuncional enfatiza a eficiência em casa ou no escritório. Projetadas para fazer tudo isso, elas são valorizadas por sua capacidade de fornecer várias capacidades de impressão, mesmo para pequenas empresas que podem não ter espaço para numerosos dispositivos.
As empresas que procuram atualizar ou substituir uma impressora geral podem desejar investir em um dispositivo de alto impacto, como uma impressora multifuncional. Para a maioria dos escritórios modernos, eles fornecem todas as soluções de documentos essenciais em um formato compacto e fácil de usar.
Não se trata mais apenas da qualidade de impressão de seus documentos em preto e branco, trata-se de trazer todas as suas necessidades de impressão para um único dispositivo. Confira mais detalhes em nosso site.
Os benefícios da impressora multifuncional no escritório
Há muitas vantagens em ter uma impressora multifuncional no escritório. Aqui estão quatro benefícios, que às vezes são negligenciados, mas têm um impacto tangível sobre o funcionamento de um escritório.
1. Uma impressora multifuncional melhora o gerenciamento de documentos
Uma impressora multifuncional melhora o gerenciamento de documentos ao colocar toda a infra-estrutura de impressão de uma organização em um só lugar – física e digitalmente.
Enquanto uma impressora multifuncional permite imprimir, digitalizar e copiar, e muitas vezes enviar fax a partir do mesmo dispositivo, a maioria dos modelos no mercado também vem com um poderoso software que permite que qualquer dispositivo sem fio ou móvel opere a impressora.
Com o aumento de dispositivos móveis no local de trabalho, a impressão móvel está se tornando uma função desejável. Em outras palavras, os usuários podem desfrutar da concepção e impressão de um documento a partir de uma única interface.
Tal característica tem vantagens para transformar um escritório em uma central de produtividade. Entretanto, esta consolidação também apresenta várias oportunidades para apertar os processos de gerenciamento de documentos de uma organização.
Fazer da impressora multifuncional o centro através do qual todos os documentos fluem ajuda a manter a visibilidade, a segurança e a conformidade. Ela também facilita a criação de procedimentos de padronização para apoiar ainda mais a organização do escritório.
2. Eles tornam o ambiente de impressão mais fácil de controlar
O controle do ambiente de impressão torna-se muito mais fácil quando todas as atividades de impressão acontecem em uma única rede. Assim como no gerenciamento de documentos, o controle de acesso e o rastreamento são mais fáceis quando ocorrem apenas com um dispositivo.
O controle do ambiente de impressão aumenta a segurança e diminui os custos de impressão. Ele reduz a impressão não autorizada, seja ela parte dos 78% dos funcionários que imprimem material pessoal no trabalho, ou alguém que rouba informações confidenciais.
Da mesma forma, as empresas que precisam se preocupar com os regulamentos de privacidade, como a HIPAA, podem descobrir que um dispositivo consolidado em uma área segura é muito mais eficaz (e compatível!) do que vários dispositivos em escritórios discretos.
3. Impressoras Multifuncionais Reduzem os Custos de Escritório em Todos os Lugares
As impressoras multifuncionais não são apenas inteligentes porque ocupam menos espaço, uma boa impressora multifuncional também consome menos recursos. Isto inclui:
Utilitários
Uma impressora multifuncional resulta em uma conta de eletricidade menor, pois há menos máquinas em funcionamento. Da mesma forma, muitas impressoras multifuncionais profissionais agora têm classificações Energy Star, que são 40 a 55% mais eficientes do que os modelos não certificados.
Consumíveis
As impressoras multifuncionais reduzem o custo total de papel, cartuchos de tinta e outros consumíveis ao longo de sua vida útil. Parte disto ocorre porque as impressoras multifuncionais facilitam a digitalização de documentos e os transformam em outros formatos digitais úteis.
Parte disto ocorre porque um melhor controle do ambiente de impressão significa que as empresas não estão mais subestimando seus custos de impressão de forma tão dramática.
Manutenção
É mais fácil manter uma máquina generalizada em condições de funcionamento do que manter vários dispositivos especializados. Da mesma forma, o status comum das impressoras multifuncionais significa que as peças de reposição são mais fáceis de encontrar e, portanto, mais baratas.
4. Os usuários só precisam aprender uma interface
As impressoras multifuncionais são conhecidas por serem fáceis de usar – isto facilita a eficiência para que os usuários só precisem aprender uma interface. Com telas intuitivas de toque coloridas e dispositivos de navegação simples, os usuários podem dominar uma interface simples e desbloquear todas as suas necessidades de impressão, digitalização e cópia em uma única ação.
Para o escritório moderno médio onde os documentos precisam continuar fluindo, isto representa uma grande vantagem sobre outras impressoras poderosas, mas especializadas.
A implementação de software de integração que padroniza a interface entre dispositivos tem o mesmo efeito com as capacidades mais poderosas da impressora. Quando os funcionários só precisam aprender uma interface, eles gastam menos tempo dominando essas interfaces e mais tempo nos processos que fazem o negócio funcionar.
Escolhendo a melhor impressora multifuncional para seu escritório
Há uma variedade de impressoras multifuncionais no mercado que oferecem uma variedade de capacidades – isto significa que a escolha não é simples. No entanto, a seleção correta transformará um ambiente de impressão em uma fonte de produtividade.
As impressoras multifuncionais são melhores para escritórios que têm necessidades de impressão exigentes, mas generalizadas. Elas casam produtividade e simplicidade para fornecer todas as características necessárias que o escritório moderno exige. Recursos avançados, como a conectividade em rede, ajudam a tornar as impressoras multifuncionais centros centrais na colmeia de produtividade que é um escritório.
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